ひとり事業では、見積もりの作成から入金の催促、議事録の整理、英文メールまで、すべてを自分でこなす必要があります。ここでは、そのまま貼り付けて使えるプロンプトを4種類ご紹介します。角かっこ[ ]の部分をご自身の情報に置き換えてお使いください。なお、生成されるのはあくまで下書きです。金額や宛名などの最終確認は、必ずご自身の目で行ってください。
1. 見積書のたたき台
項目や金額の抜け漏れを防ぎ、体裁の整った文面を素早く用意できます。
あなたは事務作業に詳しいアシスタントです。以下の条件で見積書の項目案と説明文を作成してください。
・宛先：[会社名] [担当者名]
・作業内容：[作業の概要]
・金額：[金額]（税抜）
・納期：[納期]
出力は、項目・数量・単価・小計の表形式と、あいさつ文を含めてください。
コツ・確認ポイント：金額と税区分（税抜／税込）は必ず自分で確認します。適用する消費税率や源泉徴収の有無も、生成結果を鵜呑みにしないでください。詳しい流れは見積・請求・仕訳のワークフローで解説しています。
2. 入金の催促メール（丁寧で角が立たない）
言いにくい催促も、相手との関係を保ちながら伝えられます。
取引先への入金確認メールの下書きを作成してください。相手を責めず、丁寧で柔らかい口調でお願いします。
・宛先：[会社名] [担当者名]
・請求書番号：[番号]
・請求額：[金額]
・お支払い期日：[期日]
行き違いの可能性にも触れ、確認をお願いする形にしてください。
コツ・確認ポイント：「行き違いでしたら申し訳ございません」の一文を入れると角が立ちません。送信前に、金額と期日が実際の請求書と一致しているか照合してください。
3. 議事録の要約とToDo抽出
打ち合わせのメモを貼り付けるだけで、要点と次にやることが整理できます。
以下の打ち合わせメモを整理してください。 （1）決定事項 （2）ToDo（担当者と期限つき） （3）保留・要確認事項 の3項目に分けて、箇条書きでまとめてください。 --- メモ --- [打ち合わせのメモを貼り付け]
コツ・確認ポイント：担当や期限が読み取れない部分は「要確認」に振り分けるよう指示すると、勝手な推測を防げます。詳細は議事録作成のワークフローをご覧ください。
4. 英文ビジネスメールの下書き
海外の取引先とのやり取りも、失礼のない英文で用意できます。
次の内容を、丁寧なビジネス英語のメールにしてください。
・宛先：[相手の名前]
・目的：[伝えたい用件]
・希望する対応：[相手にお願いしたいこと]
フォーマルすぎず、簡潔で読みやすい文面でお願いします。件名案も添えてください。
コツ・確認ポイント：固有名詞や日付の表記は、送信前に必ず確認します。ニュアンスが不安なときは英文メール翻訳のワークフローもあわせてご活用ください。
使うときの共通の注意
プロンプトに入力する情報には十分ご注意ください。取引先の個人情報や社外秘の金額、パスワードなどの機密情報は入力しないことをおすすめします。必要な場合は、固有名詞を伏せ字にするなどの工夫が有効です。
これらのプロンプトは作業を効率化する道具であり、特定の成果や結果を保証するものではありません。生成された文面はあくまで下書きです。最終的な内容の確認と判断は、必ずご自身で行ってください。