打ち合わせの内容を後から思い出そうとして、記憶が曖昧で困った経験はありませんか。録音から文字起こし、要約、ToDoの抽出までを一つの流れにしておくと、議事録づくりの負担はぐっと軽くなります。ここでは、ひとりで事業を営む方が無理なく回せる手順を整理します。
まず、録音する前に同意を得る
最初のステップは、録音そのものではなく相手への確認です。オンラインでも対面でも、記録を残したい旨を伝え、同意を得てから録音を始めましょう。黙って録ることは信頼関係を損ないますし、後々のトラブルにもつながります。「議事録作成のために録音してもよろしいですか」と一言添えるだけで印象は変わります。取引先の機密情報や個人情報が含まれる場合は、録音データの保存先や共有範囲にも配慮が必要です。この点は機密情報とAI利用のオプトアウト設定のページで詳しく触れています。
ツールの使い分け
録音や文字起こしそのものは、専用ツールに任せると精度も効率も上がります。ICレコーダーや会議用マイク、話者を分けて文字起こしするアプリなどは、音声を扱うことに最適化されています。一方で、文字起こし後の要約やToDo抽出は、汎用の生成AIが得意とする領域です。「録る・起こす」は専用ツール、「まとめる・整理する」はAI、と役割を分けて考えると迷いません。
どのツールが自分の使い方に合うか迷うときは、ツール診断で用途を整理してから選ぶと、無駄な契約を避けやすくなります。
要約プロンプトの例
文字起こしができたら、生成AIに要約とToDo化を依頼します。次のような指示が使いやすいでしょう。
以下は打ち合わせの文字起こしです。(1)決定事項、(2)未決の論点、(3)担当者と期限つきのToDo、の三つに分けて箇条書きでまとめてください。発言者が特定できる場合は明記してください。
目的に合わせて項目を足したり削ったりできます。プロンプトのひな形はプロンプトテンプレート集にまとめてあります。
固有名詞と数字は必ず確認する
AIの要約は便利ですが、会社名や人名、金額や日付といった固有名詞・数字を取り違えることがあります。特に音声認識を経ている場合、聞き取りの誤りがそのまま残りがちです。要約を鵜呑みにせず、元の音声や文字起こしと照らし合わせて確認しましょう。この一手間が議事録の信頼性を支えます。ツールを使えば作業は楽になりますが、正確さや成果を保証するものではありません。最終的な内容の責任は自分が持つ、という前提で活用していくのがおすすめです。