生成AIに下書きを手伝ってもらった請求書でも、記載すべき内容がそろっていれば、通常の請求書と同じように使えます。だれが作ったかではなく、なにが書かれているかが問われるためです。ここでは、AIで作った請求書を扱うときに押さえておきたい基本を整理します。
適格請求書に必要な6項目
インボイス制度に対応した適格請求書として扱うには、次の項目がそろっている必要があります。AIに作らせた場合でも、この点は変わりません。
- 発行者の氏名または名称と、登録番号
- 取引を行った年月日
- 取引の内容（軽減税率の対象であればその旨）
- 税率ごとに区分した合計金額と、適用した税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 交付を受ける相手方の氏名または名称
AIは項目の抜けに気づかないことがあります。出力された請求書は、送付する前に自分の目で6項目を確認しておくと安心です。
電子でやり取りしたものは電子取引として保存
メールやクラウド経由でPDFなどをやり取りした請求書は、電子取引として保存する扱いになります。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たさない場合があるため、注意が必要です。一般に、次の3つの考え方が求められます。
- 改ざん防止（訂正や削除の記録が残る、またはタイムスタンプなどの措置をとる）
- 検索性（取引年月日、金額、取引先などで探し出せる状態にしておく）
- 見読性（必要なときにディスプレイや書面で内容を確認できる）
自分が発行した控えも、電子で送った場合は同じように保存の対象になります。受け取ったものと発行したもの、どちらも整理しておきましょう。
AIのチャット画面は保存先になりません
ここで見落としがちなのが保存先です。生成AIのチャット履歴やプレビュー画面そのものは、請求書の保存場所とはみなされません。会話はあとから残らなかったり、内容が変わったりすることもあるためです。AIで内容を固めたら、確定した請求書をPDFなどのファイルとして書き出し、要件を満たす形で改めて保存してください。作成を助けてもらう場所と、保存する場所は分けて考えるとわかりやすくなります。
日々の入力や仕訳とあわせて考えると、流れが整理しやすくなります。AIサブスク費用の勘定科目とインボイスの考え方や、見積・請求から仕訳までの流れづくりもあわせてご覧ください。年に一度の準備についてはAIを使った確定申告の準備で触れています。
迷ったときは専門情報で確認を
この記事は一般的な情報の紹介にとどまります。保存方法の詳細や、自分のケースがどう扱われるかといった個別の判断は、国税庁の公表情報や税理士など専門家にご確認ください。制度は改正されることもあるため、最新の情報にあたる習慣をおすすめします。